Atalarımız bizlere çok değerli öğütler vermiştir; ama maalesef pek sallayan yoktur. Mesela binlerce yıllık deneyimlerinden yola çıkarak “Düze ev yapma sel alır, tepeye ev yapma yel alır” demişler, peki dinleyen var mı? Yok! Sonuç: Su baskınlarında, heyelanlarda mahvolan hayatlar. Neyse bu konuya başka bir zaman değiniriz. Bugünkü konumuz başka. Yine atalarımız “Bilgi sahibi olmadan fikir sahibi olma” gibi derin manalar içeren bir söz ortada dururken, toplum olarak okumadan, araştırmadan, bilgi sahibi olmadan bol keseden atmayı pek bir severiz. Bunun en iyi örneğini futboldan verebiliriz; herkes teknik direktördür maşallah. Proje söz konusu olunca da durumdan farksızdır. Herkesin dehşet projeleri vardır da ne devlet ne de bir başkası bugüne kadar düşünememiştir. Bu projeler hayata bir geçse ülke uçup gidecektir. Son zamanda teknoloji de epey bir gelişti ya azıcık çizim programı öğrenen iki çizgi çekip bir de renklendirdi mi, bak sen o zaman gümbürtüye. Bu kişiler kazara önemli bir mevkiye geldiler mi kedinin sırtına yüklendi gitti bizim güzelim sermaye. Üstelik o zaman çevrelerindeki kırk akıllıdan biri de çıkıp diyemez de “Efendim bu iş böyle olmaz” hepsi geçer hazır ola, “Aman efendim ne güzel düşünmüşsünüz, ne kadar akıllısınız” deyiverirler.

Çok uzun yıllar önce çok önemli bir makam sahibi biri “Hocam ben sınırsız enerji üretecek sistem düşündüm. Bu jeneratörler var ya bunların biri çalışırken, seri olarak diğerlerini ona kayışla bağlarsak enerji tüketmeden sınırsız elektrik üretebiliriz” deyince bu dehşetengiz zekâ karşısında hayretlere düşmüştüm.

Değerli okurlar, kuyunun dibindeki kurbağaya gökyüzünü kuyunun ağzı kadar görünürmüş derler, insan da ne kadar az şey bilirse o kadar çok şeyi bildiğini zannedermiş. Proje geliştirmek çok ciddi bir iştir. Öyle iki çizgi çekip süslemeyle proje yapmış olamıyorsunuz maalesef. Proje Yönetim biliminde bir proje nasıl olmalıdır kısaca özetlemeye çalışayım.

Bir projeyi doğuran 4 ana sebep vardır; piyasa talebi, müşteri ya da toplumsal istekler, teknolojik gereksinimler ve yasal zorunluluklar. Bu nedenlerden bir veya birkaçını karşılamak için bir proje gündeme geldiğinde öncelikle hedef ve kısıtların belirlenmesi gerekir. Proje hedefleri, akılcı, açık ve net, ölçülebilir ve karşılaştırılabilir, tutarlı, gerçekçi, ve somut ve zaman sınırlı olmalıdır. Proje kısıtları ise zaman, bütçe, kalite, teknoloji ve yönetim bileşenlerinden oluşur. Kısıtları başarı ile yönetebilmek için beklentilerin ne olduğu iyi bilinmeli, kısıtlar dokümante edilmeli ve kısıtlar arası öncelikler iyi bilinmelidir.

Projenin yapımına karar vermeden önce mutlaka ayrıntılı bir fizibilite raporu hazırlanmalıdır. Projeye baştan balıklama atlayıp sonradan laf olsun diye fizibilite raporu hazırlanmamalıdır. Fizibilite raporunun genel konular bölümünde projenin tanımı, yasal çerçeve, örnek yatırımlar, proje çevresinin sosyo-ekonomik ve ekolojik durumu, proje süresi, imalat ve işletme konuları ele alınmalıdır. Mali Konular bölümünde yatırım maliyeti, yıllık giderler, döviz ihtiyacı, yatırım bedeli, finansman planı, sermaye, krediler ve faizleri ve fon akış tablosu detaylıca çalışılmalıdır. Ticari bir faaliyet yürütülecekse pazarlamanın nasıl yapılacağı, fiyatlar ve paketler, ana ve ara sektörler, rekabet gücü, rakipler, pazar genişliği titizlikle belirlenmelidir. Ayrıca, operasyonların nasıl yürütüleceğini tanımlamak için kurum stratejisi, görev dağılımı, insan kaynağı ihtiyacı ve kontrol süreçleri de netlikle tanımlanmalıdır. Ayrıca riskler ve belirsizlikler de mutlaka çalışılmalıdır.

Bütün bunlardan sonra proje seçim sürecine geçilir. Proje seçiminde öncelikle riskler ve belirsizliklere odaklanılır. Risk durumunda, karar verici her durumu ve olasılıklarını bilir, her eylemin beklenen değerini belirleyebilir. Dolayısıyla, mevcut durum analizi yapılarak hangi risklerin göze alınıp alınamayacağına karar verilebilir. Her yatırım az veya çok belirli derecede bir risk içerir. Belirsizlik ise adı üzerinde bilgi edinilemeyen durumdur. Dolayısıyla kayıp-kazanç beklentisi hesaplanamaz. Böylesi projelerden uzak durulması gerekir.

Bu ön değerlendirmeden geçebilen projeler daha ayrıntılı bir seçim sürecine tabi tutulur. Burada iki yol vardır: Kar/Karlılık Modeli ve Skorlama (Ağırlıklı ya da Ağırlıksız) Modeli. Bu modellerin detayına girmeyeceğim ama ticari bir yatırımın anlamlı olabilmesi için 3 ila 7 yılda geri dönüş süresi önerilir. Proje kültürünün henüz yerleşmediği toplumlarda bu iki gerçekçi modelin dışında “Holly Cow” modeli olarak adlandırılan üçüncü bir yaklaşıma sıklıkla başvurulduğu görülür. Bu yöntemde proje üst yönetim veya güçlü bir otorite tarafından önerilir, dolayısıyla da sorgulanmaz. Bu şekilde gerçekleştirilen projelerin başarılı olma şansı son derece düşüktür.

Bir projenin başarılı sonuçlanabilmesi için başlangıçta koyulan hedeflerin, özellikle de kalite, zaman ve maliyet hedeflerinin tutturulmasına bağlıdır. En öncelikli hedef ise kalitedir. Başarıya giden yol ise, proje yönetim süreçlerinin uygulanmasına, proje yöneticisi ve ekibinin becerisine, organizasyon kültürü ve organizasyonel yapıya bağlıdır. Bir proje her bakımdan doğru bir proje olsa bile, proje ekibi o projeyi taşıyabilecek yeterlikte değilse, başarısız olmaya mahkûmdur.

Bir proje nasıl oluşturulmalı ve yönetilmeli olabildiğince özetlemeye çalıştım. Görüldüğü üzere proje yapmak ya da yönetmek öyle renkli bir görüntüden ibaret bir şey değildir. Unutulmamalı ki başarısız her proje çöpe giden sermaye ya da vergi demektir. Ben göle bir maya çaldım! Umulur ki ders alına kazançlarımız boşa gitmeye!